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Boletín Ideas Estimulantes • Primavera 2010 • Volumen 7, número 3. Tema del mes: Mejora de Procesos

Process Improvement
 

Durante el último año y medio, la economía global se ha transformado. Estos cambios han tenido un gran impacto en las plantillas de todo el mundo. Recuerda cómo era tu trabajo hace apenas unos meses y observa lo diferente que es ahora. A veces los cambios son pequeños y solo implican asumir tareas adicionales; otras son tan radicales que provocan giros profesionales de 180º. Sean cuales sean estos cambios, siempre se esperará de ti que cumplas con tus obligaciones laborales. Si eres supervisor, se espera de ti que te adaptes rápidamente a los cambios. Si eres un empleado, se espera de ti que los aceptes y que mantengas tu nivel de productividad. En esta edición de Ideas Estimulantes hablaremos de los cambios en el lugar de trabajo.

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Adaptarse para asumir el cambio

A lo largo de nuestra carrera profesional nuestras funciones y responsabilidades cambian. A medida que progresamos nos vamos enfrentando a retos como dirigir equipos, liderar reuniones, y comunicar nuestra visión y misión de la empresa. En este contexto profesional en constante cambio, la capacidad de adaptarse puede considerarse más importante que cualquier otra aptitud a la hora de determinar nuestro éxito a largo plazo.

Adapta tus expectativas. Puede que ese ascenso no se produzca este año. Es probable que ya no trabajes para la misma persona ni te ocupes de las mismas responsabilidades. Adapta tus expectativas sin reducirlas, si es posible. Céntrate en los objetivos que dependen de ti.

Fomenta las relaciones y los contactos. Esta estrategia es fascinante y muy productiva para adaptarse a los cambios. En el caso de que se produjera un cambio dentro de poco, ¿a quién te gustaría conocer o a quién querrías conocer mejor? Empieza a desarrollar desde ahora mismp esas relaciones y amplía tu red de apoyo y motivación. 

Ten paciencia. Cuando hablamos de cambios, muchas veces queremos que se produzcan inmediatamente para poder seguir con nuestras vidas, pero en los centros de trabajo este tipo de procesos a menudo llevan mucho más tiempo del que pensamos. El cambio debe comunicarse e integrarse, y se requiere un cierto tiempo para que todas las funciones organizativas relacionadas se adapten. Las personas también necesitan su tiempo para adaptarse a un entorno laboral cambiante.

 

Sé innovador. Interpreta el cambio como un reto. Lánzate a planear, preparar, implica a otras personas en el proceso y diseña nuevos horizontes profesionales que podrían surgir como consecuencia del cambio. Descubre tu lado más audaz.

 

Practica el inconformismo constructivo. En lugar de anclarte en el status quo, pregúntate cómo puedes mejorar y cómo podría mejorar la empresa. En lugar de expresar tu desacuerdo de forma destructiva criticando los esfuerzos realizados en el cambio, busca la forma de hacer que la integración y el proceso del cambio se desarrollen mejor.

 

Prueba algo nuevo cada día. Cuando nos echan de nuestra zona cómoda, tendemos a crear una nueva inmediatamente. Pero, ¿qué sentido tiene eliminar barreras para construir otras nuevas? Proponte probar cada día al menos una nueva forma de adaptarte al cambio. Conviértelo en un esfuerzo positivo y productivo.

 

Pide otras opiniones. Puede que otras personas en tu empresa tengan ideas sobre cómo adaptarse mejor al cambio. Pide consejos, sugerencias y opiniones sobre cómo te estás adaptando al cambio. Las épocas de cambio son ocasiones para construir puentes, no muros. Son oportunidades para abrirse a las sugerencias, no para cerrarse.
 

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Los retos de implicarse en el cambio

Cada vez que cambia algo importante en una organización, aparecen nuevos obstáculos. Algunos son personales, otros evolucionan en el seno de los equipos de trabajo, y otros surgen a todos los niveles de la empresa. Para comprometerse con éxito en el cambio de una organización debemos ser conscientes de las dificultades y estar preparados para enfrentarnos a ellas con seguridad y profesionalidad.

Normalmente el cambio genera cierta resistencia. Cuando el entorno laboral cambia, las personas sienten que pierden poder, autonomía o recursos y, como consecuencia, se aferran a su status quo. Si queremos implicarnos en los cambios, hemos de ponernos a prueba a nosotros mismos y convencer a los demás para que disminuyan su resistencia y se centren en los resultados positivos.

Uno de los mayores desafíos del compromiso por el cambio es conseguir que las personas se tomen el cambio en serio. En épocas de transformación suele adoptarse una actitud de “esperar a ver qué pasa”, sin aceptarlo ni resistirse. Nuestro reto es inspirarnos a nosotros mismos y a los demás a aceptar el cambio, apoyarlo y abogar por él.

 

Los cambios suelen generar ansiedad. Sin embargo, las personas aceptarán con más facilidad las novedades y los equipos trabajarán mejor si reducimos la ansiedad al mínimo. Nuestro desafío para minimizar la ansiedad es entender el plan del cambio, expresar nuestro nivel de compromiso con el mismo y entender que tanto el plan como nuestro papel en él evolucionarán inevitablemente durante el proceso.

 

Los cambios organizativos pueden crear fracturas en la colaboración interna de la empresa. Durante una transformación, las organizaciones suelen experimentar el "efecto silo" entre sus departamentos, funciones y equipos de trabajo. Éste se produce cuando los grupos comienzan a funcionar de forma independiente de los departamentos o equipos cuyas responsabilidades se solapan con las suyas. La cooperación y la comunicación quedan reducidas al mínimo. Como participantes en el cambio de la organización, debemos derribar las barreras y construir puentes de colaboración entre las distintas funciones de la empresa.

 

Cuando el entorno de trabajo cambia suele haber una cierta confusión sobre las prioridades. Si, por ejemplo, hay un nuevo director, ¿cuál creerá que es la principal prioridad? Si queremos realizar el cambio con éxito, ¿en qué debemos centrarnos primero? Este reto se supera mediante una planificación cuidadosa y detallada.

 

 

Dirigir el cambio sin autoridad

Durante las épocas de cambio, a veces nos anticipamos demasiado en nuestras ideas. Si caemos en la trampa de pensar continuamente "¿qué pasará si...?", perderemos de vista el presente. Hemos de asumir las modificaciones a medida que vayan llegando para que el proceso sea menos abrumador.

 

Imagina el peor de los casos. Hasta que no nos ponemos en el peor de los casos no podemos decir que nos hemos enfrentado realmente a algo. Pregúntate qué es lo peor que podría ocurrir como resultado de este cambio. Plantéate si el proceso podría llevarte más allá de tus posibilidades, si tendría consecuencias negativas para los superiores o empleados, y cómo afectaría a tu energía y tu rendimiento.

 

Prepárate para aceptarlo. No se trata de decir "si tiene que pasar, que pase", sino de prepararse a fondo para el peor de los casos. Es el mismo tipo de preparación que realizan los expertos en emergencias. Es muy probable que nunca ocurra una catástrofe para la que necesiten ese nivel de preparación, pero si pasara, están preparados para ello.

 

Planea mejorar una situación para evitar el peor de los casos. Debemos estar dispuestos a invertir nuestras energías y recursos en este esfuerzo. Considera de qué formas podría evitarse llegar a la peor situación posible. En el proceso de planificación, plantéate mejorar la comunicación, aunar esfuerzos de equipo e intervenir preventivamente.

 

Mantente ocupado. En ocasiones el cambio nos frena y nos deja desorganizados y desmotivados. En estos periodos de nuestra carrera debemos reunir toda la energía posible y mantenernos ocupados. Así no solo evitaremos preocuparnos excesivamente por la situación, sino que además mejorará nuestra imagen dentro de la empresa en un momento crítico.

 

Coopera con lo inevitable. No podemos evitar ni esquivar el cambio porque forma parte de la trayectoria profesional. Si tienes esto presente, no perderás tiempo ni energía luchando contra las inevitables alteraciones.

 

Hazlo lo mejor posible. La regla fundamental de la profesionalidad en los negocios es hacerlo todo siempre lo mejor posible. Esto nos motiva internamente y hace que nuestros esfuerzos superen cualquier cambio al que nos enfrentemos. Sea cual sea el modo en el que el cambio afecte a nuestra carrera, debemos poder decir, a los demás, y a nosotros mismos, que lo hicimos lo mejor posible.

 

Sé entusiasta en el trabajo. ¿Cómo puedes aumentar tu entusiasmo por el trabajo? ¿Y la motivación? ¿Qué puedes hacer para aportar el máximo de energía posible al trabajo? En épocas de cambio necesitamos todo el entusiasmo posible. Cuando somos entusiastas hacemos más cosas, mejor y con menos recursos, además de sentirnos más satisfechos y realizados con nuestro trabajo.

 

 

 

 

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